Як не проґавити щось важливе і не забути зробити те, що так необхідно по роботі або в повсякденному житті? Хороший чек-лист допоможе все розкласти по поличках.
У цій статті я постараюся простими словами розповісти про те, що таке чек-лист, які його основні функції, різновиди та переваги. Також торкнемося теми їх правильного складання і розглянемо приклади.
Чек-лист – що це?
Як і більшість сучасних термінів іноземного походження, слово «чек-лист» прийшло до нас з англійської мови. У перекладі на російський checklist означає «перевірочний (або контрольний) список».
Звідси можна дійти невтішного висновку, що чек-лист — це перелік справ чи завдань, який потрібно обов’язково зробити чи перевірити.
Зазвичай він виглядає у вигляді переліку пунктів, навпроти яких після виконання ставляться галочки. Чек-листи допомагають не забути про важливе завдання і відстежити обсяг робіт, що залишився.
Перевірочні списки використовуються у повсякденному житті, а також у процесі організації роботи та перевірки її виконання у великих компаніях.
Трапляються випадки, коли над певним завданням працює цілий відділ, тому такі списки часто потрібні для контролю робочого процесу та нагадування кожному співробітнику про виконання справ.
Як приклад із повсякденного життя наведу чек-лист для схуднення: він може містити рекомендації щодо харчування протягом дня, видів та тривалості вправ, перелік пунктів для досягнення мети.
Чек-лист та список справ: у чому відмінності?
Часто чек-листи плутають зі списком справ (англійською – to do list). Загалом це досить близькі поняття: обидва інструменти призначені для запам’ятовування певних речей, а також містять поради щодо виконання завдань. Але в решті подібностей більше немає.
Для наочності візьмемо приклад приготування пасти у домашніх умовах. Список справ включатиме наступні пункти:
- інформацію про підготовку необхідного посуду;
- перелік інгредієнтів, які слід купити за списком;
- певні справи на кшталт “набрати води в каструлю” або “посолити воду”.
Список справ складається з кожного конкретного випадку і дозволяє постійно удосконалювати процес. Він допомагає зосередитись на завданнях, які потрібно виконати найближчим часом.
Приклад чек-листа
Приклад чек-листа для приготування пасти у разі повинен містити докладні інструкції з самого процесу. У цьому випадку як контрольний список виступає покроковий рецепт — якщо йому слідувати, то страва вийде смачною.
Чек-лист допомагає швидше виконувати завдання та вдосконалювати виконання процесів у довгостроковій перспективі. Він пропонує впорядкований, систематичний підхід і гарантує, що жодного пункту зі списку не буде забуто.
Різновиди
Залежно від призначення виділяють такі різновиди чек-листів:
- Прочитав та зробив (Read-Do). Подібні посібники слід виконувати у певній послідовності. Як приклад можу навести рецепт певної страви або процес відкриття магазину щоранку.
- Зробив та відзначив (Do-Confirm). Такі контрольні списки потрібні для нагадування про важливі завдання, які можуть виконуватись у будь-якій послідовності. Після завершення конкретного завдання напроти відповідного пункту у списку можна поставити галочку. Як приклад наведу чек-лист для дитячого садка або чек-лист для школяра.
Переваги чек-листів
Чек-листи корисні при організації робочих процесів та виконанні повсякденних завдань. Ось їх основні переваги:
- Мотивація. Одна з головних причин, чому люди складають чек-листи. Такі контрольні списки дозволяють знайти мотивацію до виконання завдання, особливо якщо наочно видно, що вона не така вже й складна, як здавалося спочатку.
- Організація. Чек-листи дозволяють визначити фронт завдань та сконцентруватися на їх виконанні. Контрольні списки не дають забути про один із пунктів переліку важливих справ, що позитивно позначається на досягненні кінцевої мети.
- Продуктивність. Наявність чек-листа дозволяє сконцентруватися на виконанні завдань, що повторюються, приділяючи їм менше часу і допускаючи меншу кількість помилок. Таким чином, підвищується продуктивність, що дозволяє робити більше справ протягом дня.
- Економія часу та запобігання помилкам. Завдяки впорядкованому опису кроків, чек-листи дозволяють запобігти помилкам у робочому процесі та заощадити час при виконанні всіх завдань. Вони впорядковують тайм-менеджмент, оскільки вони містять повну інформацію про необхідний фронт робіт.
- Наочність. Дуже зручно, коли список необхідних справ прямо перед очима. Завдяки тому, що інформація зафіксована письмово, ви завжди побачите, що і в якій послідовності потрібно зробити. Виконані завдання можна помітити галочкою, що робить результат роботи видимим та відчутним.
Знаходяться такі люди, які вважають чек-листи недостатньо ефективними. Мотивують це тим, що контрольні списки можуть стати однією з форм прокрастинації, коли люди витрачають на планування деталей більше часу, ніж виконання простого завдання.
Також у корпоративному середовищі вони не мотивують співробітників привносити щось нове в робочий процес або намагатися його оптимізувати: натомість більшість людей чітко дотримуються готового алгоритму і бояться від нього відхилитися.
Як правильно скласти чек-лист
Наведу кілька порад щодо правильного складання чек-листа:
- Пишіть просто. Один рядок має містити одну дію. Замість фрази, «годувати кота, як тільки куплю йому корм», краще написати два рядки з фразами «купити корм», «годувати кота».
- Стислість сестра таланту. Замість списку з десятка рядків, який може відбити всі бажання його виконувати, постарайтеся накидати перелік справ.
- Зосередьтеся на головних завданнях. Не розпилюйтеся на всі завдання відразу, виберіть для початку найважливіші з них.
- Об’єднуйте справи, які мають бути виконані послідовно. Це значно полегшить робочий процес. Подібні завдання будуть у списку поруч, наочно демонструючи, що вони мають виконуватися один за одним.
Де знайти готові чек-листи
Раніше чек-листи були переліком пунктів, написаних від руки або накиданих у текстовому редакторі, на звичайному шматку паперу.
Зараз технології та людська кмітливість дозволяють створювати контрольні списки будь-якого формату та з унікальним дизайном.
Чек-листи тепер необов’язково зберігати у паперовому вигляді – для складних завдань та великого обсягу інформації цей варіант не підійде.
В якості альтернативи простим паперовим контрольним спискам можна використовувати цифрові варіанти, створені за допомогою відповідних програм: ToDo, Google Календар, Connecteam, WorkFlowy, #365done та подібних до них. Вони мають у рази більше функцій, ніж базові редактори, а при необхідності можуть нагадувати необхідність виконання та завершення конкретного завдання.
А якщо не хочеться витрачати час на самостійне оформлення шаблонів, можна завантажити з інтернету зразок чек-листа та підставити у певні місця необхідні пункти. Також часом можна знайти готові чек-листи: вони можуть бути у вільному доступі, або призначені для людей, що записалися на вебінари, курси і так далі.
В інтернеті можна знайти найрізноманітніші варіанти контрольних списків: наприклад, чек-листи для щоденника, створення та запуску веб-сайту, SMM-менеджера та багато інших.
